Photo 5 conseils pour animer une réunion efficacement
03 Sep 2019

5 conseils pour animer une réunion efficacement

Développement marketing

Une réunion ne s'improvise pas. L'animateur doit avant tout maîtriser son rôle pour que la rencontre ne soit pas une perte de temps. Il faut qu'elle soit dynamique, intéressante et aboutit à une prise de décision commune et satisfaisante. Voici quelques conseils pour vous aider à animer une réunion efficacement.

La préparation : la base d'une réunion efficace

Une réunion se prépare soigneusement. La première chose à faire est de cerner avec précision l'objectif de la réunion. Ceci fait, il faut élaborer un ordre du jour planifié dans le temps en priorisant le sujet le plus sensible. Cet ordre du jour permet de garder les idées clés à l'esprit, c'est pourquoi il est important de l'envoyer aux participants afin qu'ils puissent également préparer leurs interventions.

De votre côté, pour animer efficacement la réunion, vous devez vous préparer mentalement et physiquement. Entraînez-vous devant un miroir ou avec un ami pour avoir un aperçu de votre façon d'animer. Soignez votre posture et vos gestes pour pouvoir garder la séance dynamique. Travaillez votre respiration pour pouvoir exprimer clairement et être moins stressé lors de la rencontre.

Créer une ambiance conviviale

La réunion doit se dérouler dans une ambiance détendue. Dans le cas contraire, elle sera vouée à l'échec. Le rôle de l'animateur est de mettre chaque participant à l'aise et cela en quelques minutes. Pour y parvenir, commencez par les accueillir agréablement. Pensez à présenter chaque participant s'ils ne se connaissent pas encore.

Ne montrez pas que vous êtes stressé ou pressé de finir la réunion, sinon vous mettrez les participants dans de mauvaises dispositions. Détendez-vous, souriez pour donner l'exemple à votre auditoire. Jouez sur le regard en vous assurant que vos yeux croisent ceux des participants. Ils se sentiront rassurés et respectés.

Faciliter les échanges

Une fois que chacun est à son aise, commencez la réunion en présentant l'objectif et l'ordre du jour. Assurez-vous que tout le monde soit sur la même longueur d'ondes.

Pendant la réunion, votre rôle est de stimuler la participation de chacun tout en cadrant les débats pour qu'ils ne dérapent pas. Vous devez vous assurer que chaque participant s'exprime et bénéficie d'un temps d'intervention équivalent mais suffisant. Ici, l'idéal est de limiter le temps de parole sur un sujet à une minute. Comme cela, vous favoriserez les échanges, la réunion n'en sortira que gagnante.

En cas de conflits entre les participants, vous avez pour obligation de mettre les membres du groupe dans une posture mentale d'ouverture. Invitez-les à mettre leurs conflits antérieurs de côté et assister à la réunion sans préjugé. Le débat doit être un partage de point de vue et non une divergence personnelle.

La clôture et l'après-réunion

Une fois tous les points de jour discutés, une réunion doit se terminer par une synthèse des idées évoquées. Faites un rappel des décisions prises, des missions de chacun et des prochaines étapes pour vous assurer que tout le monde est d'accord. Ceci fait, pensez à remercier les participants pour le bon déroulement de la réunion.

Après la rencontre, assurez-vous de faire un compte-rendu et de l'envoyer aux participants et des autres parties prenantes. Il vous appartient également de vérifier si les objectifs évoqués lors de la rencontre sont réalisés à temps.